内容証明郵便の書き方 出し方 作成方法
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内容証明郵便 内容証明書に関する相談、作成依頼は香川行政書士事務所をぜひご利用下さい!

 内容証明郵便の書き方 出し方 作成方法

@どんな用紙にどう書けばいいの?

A記入できる文字は?

Bタイトルは必要?

C前文はいるの?

D本文の書き方は?

E差出人・受取人の記載の表記方法は?

F文章が1枚で収まらなかったら?

G書き間違えた場合は?


H何通作ればいいの?

I内容証明文書以外は同封してもいいの?

Jどういう封筒で出すの?

K内容証明を郵便局に持って行きましょう!

L内容証明郵便料金はいくらかかるの?

M郵便局窓口にて

N内容証明郵便は今どこに?

O内容証明郵便の法的効果


内容証明郵便の書き方 出し方 作成方法
@内容証明はどんな用紙にどう書けばいいの?

 内容証明郵便(内容証明書)は一般的にはB4、A4判が多く、縦書き、横書き、ワープロ、手書きいずれでもかまいません。参考ですが、日本法令というところの内容証明書の用紙が文房具店等で販売されています。また、当然ですが、手書きの場合はボールペン等で消えないように字画を明確に記載すべきでしょう。


A内容証明に記入できる文字は?

(1)字数・行数
 縦書き・・・1行20字以内、1枚26行以内
 横書き・・・1行20字以内、1枚26行以内
       1行26字以内、1枚20行以内
        1行13字以内、1枚40行以内
 上記の字数・行数より少なく記入してもよいのですが、枚数が増えてしまうと内容証明郵便料金が加算されてしまいますので気を付けて下さい。

(2)文字・記号
 内容証明書に使用できる文字は、ひらがな、カタカナ、漢字、数字、英字{固有名詞のみOK(NTT、JR等)}です。数字は算用数字(0123)、漢数字(〇一二三)のどちらでもよいですが、漢数字の方が一般的でしょう。
 記号は%、m程度の一般的なもの意外は使用しない方がよいでしょう。なお、かっこや句読点も字数として数えられます。例・・・(1)は3文字。


B内容証明にタイトルは必要?

 内容証明郵便(内容証明書)にタイトルはなくてもよいのですが、やはりあった方が相手方に対して伝えたいこと等が明確になりますので、入れておきましょう。例・・・『通知書』『契約解除及び既払い金返還請求書』『損害賠償請求書』など。


C内容証明に前文はいるの?

 内容証明書に前文は通常特に必要ありませんが、ただ内容証明書は通常の手紙とは違い内容証明書というだけで相手に心理的圧力を与える効果もありますので、永年の取引関係の相手方、または近所の相手方等が内容証明書を受け取ると、これまでの取引関係が壊れたり、または気まずくなったりするかもしれない、ということも有り得るでしょう。そのときは前文を入れて内容を柔らかく(軽く)するとよいでしょう。(○○の候、益々〜等)


D内容証明本文の書き方は?

 内容証明書本文の書き方は、わかりやすく、簡潔に、間違いのないように記入しましょう。要するに内容証明書の書き方には特に決まりごとはありません。ただ、内容証明書には強制力はないので、法的ポイントをしっかり押さえて記載しないと相手によっては平気で無視してきます。無視しても違法でも何でもありません。言い逃れできないように、理詰めで、時には相手に訴えかけるように追い詰め、「無視するとマズイ」と思わせること、そして「相手に返事を書かせること」がポイントです。1度の内容証明書で目的を達成できなくても、相手に返事を書かせることによって相手の考えや相手の状況がわかることがあります。その内容によって、もう一度内容証明書を送るか、小額訴訟、支払督促、民事裁判の提訴などをするか次の一手を打ちやすくなります。

 「内容証明書は手紙(郵便)なんだ」と考えると利用しやすいイメージが出てきますが、だからといって、ただ内容証明書で要求しさえすればその内容が実現できる訳ではない、ということを良く考えて書かなければ、本当にただの手紙(郵便)になってしまいかねません。ご注意を!

 内容証明書の書き方(本文)についての無料相談は受け付けておりません。もし内容証明書の書き方が分からない、内容証明書を書いたが不安、という時は文章添削サービス(有料)や内容証明書作成依頼してみてはいかがでしょうか?
ぜひ専門家の知恵と経験を活用してください。



E内容証明の差出人、受取人の記載の表記方法は?

 内容証明書の差出人、受取人の記載方法は、冒頭部分に記載する場合もあるようですが、一般的には最後に記載します。

 差出年月日(元号、西暦いずれも可)、差出人住所、役職、氏名、1行あけて受取人住所、役職、氏名の順で記載し、最後に押印をします。押印しなくても問題はありませんが、押印した方がより心理的効果が期待できると思われます。

 差出人が法人としての立場で出す場合、内容証明書の文書作成者が一般営業社員であっても、代表権のある社長、支店長、営業所長等の名前で出さなければなりません。受取人が法人の場合は、代表権者の宛名がなくても法的には問題はありませんが、やはり、同様に代表権者の宛名もきちんと記載した方がよいでしょう。

 押印する印鑑は実印でなくてもよいのですが、相手方との契約書等があり、そこに押印してある印鑑が実印ならば、同じ実印を押印した方がいいと思います。

※差出人、受取人住所は、封筒に記載する相手の住所と全く同様に記載しなければなりません。文書に○丁目○番○号と記載したら、封筒も○丁目○番○号と記載しましょう。一方だけ○‐○‐○ではダメです。


F内容証明の文章が1枚で収まらなかったら?

 内容証明書の文章が1枚で収まらなかったら、ホッチキス等で綴じた後、つなぎ目に両ページにまたがるように契印(差出人の隣に押したものと同じ印鑑)を押します。


G内容証明の文章を書き間違えた場合は?

 内容証明書の文章を書き間違えることもあるでしょう。その際、もちろん書き直せばいいのですが、数箇所であれば修正した方が早いです。内容証明書の本文欄外余白に、「弐字削除 壱字加入」等記入し、コピー後にそれぞれに訂正印を押して完了です。


H内容証明は何通作ればいいの?

 内容証明書はカーボンを使って複写してもいいし、ワープロ等で1通作って他をコピーしてもいいです。ただし、差出人の捺印や、訂正印はコピーした後に押印しなければなりません。(注意)

 最低、相手に郵送する分と、郵便局で保管する分と、自分用の
3通用意します。相手方が2名以上いてそれぞれに郵送する場合は「同文内容証明」といって、相手方の名前を連記した人数分の郵送用文書と、郵便局で保管する分と、自分用の3通用意します。2名以上の相手方に連名ではなく1人ずつ記名して送りたい場合は、1人1人記名した各相手方の郵送用文書と、郵便局で保管する分と、自分用の3通用意します。


I内容証明文書以外は同封してもいいの?

 内容証明郵便 内容証明書とは?のデメリットのところでも述べましたが、内容証明書には請求書や図面など
証拠書類等は同封できませんので、内容証明書とは別に普通郵便等で送付するしかありません。


J内容証明はどういう封筒で出すの?

 内容証明書の封筒は特に決まっておらず、文書が無理なく入る大きさで結構です。
 ただし注意点が2つあります。それは、
内容証明書の封筒は郵便局に持っていくまでは封をしてはいけないということと、内容証明書の封筒に記載する差出人、受取人の住所・氏名は内容証明書文書記載の住所・氏名とまったく同様に記載しなければならないということです。


K内容証明を郵便局に持っていきましょう

 内容証明書を扱っている郵便局(集配郵便局)と扱っていない郵便局(無集配郵便局)がありますので事前にお調べ下さい。内容証明書は本人以外(代理人)が出してもよい上、内容証明書を扱っていればどこの郵便局で出してもよいため、便利です。
 郵便局に持っていくときは念のため、
訂正や押印漏れのための印鑑を持参することを忘れないようにしましょう。


L内容証明郵便料金はいくらかかるの?

 内容証明郵便の本文が用紙1枚に収まった場合で、相手が1人の場合は郵送料金(80円)+書留料金(420円)+内容証明料金(420円)+配達証明料金(300円)の合計で1,220円となります。急ぐときは
速達(270円)を付けることもできますし、相手の勤務先しか知らない場合などに親展(無料)を付けることで自宅住所を知らなくても内容証明郵便を送付することが出来ます。内容証明郵便料金表はこちら

 内容証明郵便を勤務先に送付した場合で、受取人の会社の人に誤って開封され、内容が噂で会社中に広まってしまい社内での立場が悪くなった、などといった場合には名誉毀損罪が成立したり、損害賠償請求される恐れも出てきますので、いくら相手が悪いとしても「親展」で内容証明郵便を送付する配慮が必要になります。


M郵便局窓口にて

 郵便局窓口で、内容証明郵便としての基準を満たしているかどうかの確認が行われ、問題なければ本人が封かんして手渡すと、引換えに
「書留・配達記録郵便物受領証」が手渡されますので大切に保管しておいて下さい。これは内容証明郵便が万一無くなった場合等の時に損害賠償の請求に必要なものです。これで内容証明郵便の作成送付作業は終わりです。


N内容証明郵便は今どこに?
 内容証明郵便発送後、相手に配達されるのはいつなのか、相手はきちんと受け取っただろうか、住所は間違っていなかっただろうか、などと結構気になるのもです。後日結果が分かるとはいえ早く知りたいのが人間の心理なのではないでしょうか?そこで下記郵便局のページの書留引受番号欄に発送した内容証明郵便の番号を入力(ハイフンも含めてそのまま)すると、現在の内容証明郵便の配達状況が分かります。但し差し出してすぐには画面に反映されないので、翌日ぐらいには確認できると思います。
こちら⇒ 郵便追跡サービス


O内容証明郵便の法的効果
 内容証明郵便が無事配達され、まず相手に内容を伝えることが第一の目的です。ところがすんなり行かないこともあります。相手が不在だったり、不在のまま保管期限の1週間を過ぎても受け取らなかったり、内容証明郵便を受取り拒絶したり、受取人があて先住所にいなかったり、という場合です。近年オークション詐欺行為が横行し、虚偽の住所を教えられており内容証明郵便は『転居先不明で配達できません』とハンが押されて返送されてくることが増えています。お気をつけ下さい。
こちら⇒ 内容証明郵便の法的効果



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